Structure organisationnelle

Organigramme – juin 2017

L’assemblée générale
Conformément aux statuts et règlements de la corporation, l’assemblée générale vote les statuts, fixe la cotisation annuelle, approuve le bilan financier annuel, nomme un vérificateur financier ou autorise le conseil d’administration à en nommer un et reçoit le rapport des activités des comités. Elle a le pouvoir de dissoudre la corporation.*

Le conseil d’administration
Le conseil d’administration se compose de sept membres élus par l’assemblée générale. Ces membres dirigent bénévolement la corporation. Le conseil administre les biens de la corporation; maintient un secrétariat; voit à la bonne marche des comités; exécute les décisions de l’assemblée générale; produit un rapport d’activités et un état financier lors de l’assemblée générale et il exécute les décisions de l’assemblée.

CA_2017-2018

Membres du conseil d’administration 2017-2018 – De gauche à droite : Danielle Lemire – présidente, Mario Guérin – vice-président (Affaires externes), Louise Décarie – conseillère, Jean-Yves Bergeron – trésorier, Yolande Ferron – conseillère, Claude Pelletier – secrétaire et Jocelyne Baril – conseillère.

Le conseil d’orientation

Le conseil d’orientation a pour mandat d’éclairer le conseil d’administration sur les diverses activités des comités et de le conseiller sur les orientations souhaitées pour la corporation. Composé des membres du conseil d’administration, des responsables des comités et du président sortant de charge.

Les comités

L’Alliance culturelle vit grâce au travail incessant de bénévoles qui donnent leur temps et prêtent leur expertise pour assurer une programmation de qualité. Les bénévoles sont regroupés en comités qui, chacun dans son domaine, voient au bon fonctionnement de l’organisme.  Chapeautés par le conseil d’administration, ces comités ont chacun une vocation différente. Voici leurs mandats respectifs.

Mandats permanents du Conseil d’Administration

Activités sociales
Participer aux journées d’inscriptions en collaboration avec le secrétariat, la comptabilité, les comités d’accueil et des visites et voyages. Organiser les activités sociales qui dépendent du conseil d’administration : fête annuelle de reconnaissance des bénévoles, les dîners du conseil d’orientation, le goûter offert lors de l’assemblée annuelle, les rencontres de fin d’année.

Archives
Déterminer les documents que nous sommes tenu de conserver par prescription légale et ceux que nous voulons garder servant à documenter l’historique de l’Alliance culturelle. Suivre la procédure établie et assurer une épuration constante des documents à conservation limitée.

Bénévolat
Conseiller en matière de relève bénévole. Développer des stratégies de recrutement et établir une banque de données des membres disponibles pour le bénévolat. Maintenir à jour le guide des tâches. Actualiser au besoin le guide de reconnaissance des bénévoles.

Comptabilité
Préparer la relève au niveau de la trésorerie. Travailler en collaboration avec le secrétariat et l’informatique. Déléguer les tâches requises en vue de l’harmonisation des données comptables et la production de rapports.

Communications
Assurer un lien entre le C. A. et le comité Communication. Superviser : la production des bulletins d’activités; le développement du plan de communication et son déploiement; la publication des activités de l’Alliance culturelle choisis dans les médias; la refonte et les mises à jour du site internet; les éléments communication en lien avec les évènements spéciaux. Créer et maintenir les relations avec les médias.

Recherche et développement
S’assurer que les services offerts par l’Alliance concordent bien avec les be-soins de la clientèle visée; recommander au besoin les ajustements appropriés. Créer des liens avec les associations et organismes du quartier. Examiner les services offerts par les organisations similaires dans notre environnement et ailleurs, dans le but de s’en inspirer ou de s’en démarquer selon nos besoins. Développer de nouvelles activités afin de répondre aux attentes et aux besoins d’une clientèle qui se renouvelle.

Comités de planification

Comité des conférences
Rechercher et proposer des sujets d’intérêt; faire les démarches nécessaires auprès des conférenciers; s’assurer du bon déroulement des conférences.

Comité des cours et ateliers
Rechercher et proposer des sujets de cours ou ateliers; faire les démarches nécessaires auprès des professeurs; s’assurer du bon déroulement des cours; évaluer le taux de participation et le degré de satisfaction des membres.

Comité des matinées musicales
Rechercher et proposer des musiciens; faire les démarches nécessaires auprès des artistes; s’assurer du bon déroulement des matinées musicales.

Comité des visites et voyages
Rechercher et proposer des idées de visites, excursions et courts voyages; faire les démarches auprès des différents fournisseurs; accompagner les participants; s’assurer du bon déroulement des activités.

Comités de services

Comité de l’accueil, des inscriptions et de la salle Saint-Jude
Accueillir les participants aux rendez-vous du mercredi, enregistrer leur nombre; recueillir leur appréciation des prestations; acheminer les données aux personnes concernées. Collaborer à l’organisation des journées d’inscriptions. Assurer le bon déroulement des activités de la salle Saint-Jude.

Comité de l’informatique
Tenir à jour un registre informatisé de gestion comptable; fournir des renseignements sur les inscriptions aux différentes activités; produire les statistiques requises par le conseil d’administration et les comités.

Comité du secrétariat
Accueillir les membres au secrétariat et répondre à leurs demandes; effectuer diverses tâches de secrétariat; assister les membres du conseil d’administration et les directeurs et directrices de comités pour favoriser la coordination des activités; préparer l’envoi des bulletins d’activités.